Confidentialité

MyLab est un outil de pointage et de gestion des congés utilisé par des entreprises pour leurs équipes. Il enregistre vos heures de travail, vos absences et les échanges qui s'y rapportent. Il ne contient ni publicité ni outil de mesure d'audience, et vos données ne sont jamais vendues.

Votre employeur, c'est-à-dire l'entreprise qui vous a invité dans MyLab, décide de l'usage de vos pointages, congés et anomalies. Il est le responsable de ce traitement. Kiwert héberge et fait fonctionner le service pour son compte, en tant que sous-traitant.

Kiwert est responsable des données de votre compte d'accès : création, connexion et sécurité du service.

Kiwert, rue Matefosse 19, 4630 Soumagne, Belgique. Contact : contact@kiwert.com.

• Compte : nom, adresse e-mail, photo de profil si vous en ajoutez une, pays, fuseau horaire, langue et préférence d'affichage.
• Connexion : votre mot de passe sous forme chiffrée de façon irréversible, ou l'identifiant de votre compte Google ou Microsoft si vous choisissez ce mode de connexion.
• Pointages : heures d'arrivée, de pause et de départ, lieu que vous déclarez (bureau ou télétravail), projet, corrections demandées. MyLab ne vous géolocalise pas.
• Congés et absences : type, dates, note et décision. Une absence pour maladie est enregistrée par son type et ses dates, sans diagnostic.
• Suivi du temps : anomalies détectées, vos justifications, les décisions prises, heures à récupérer et heures supplémentaires.
• Fonction dans l'entreprise : rôle, horaire, date d'entrée, intitulé de poste, encodés par votre employeur.
• Données techniques : adresse IP et navigateur de chaque session, notifications, journal des modifications.

• Enregistrer le temps de travail et vérifier le respect de l'horaire et du règlement de travail de l'entreprise.
• Gérer les demandes de congé, les absences et les soldes.
• Préparer les éléments nécessaires à la paie.
• Vous donner accès au service et en assurer la sécurité.

Pour les données de temps de travail, le fondement juridique est déterminé par votre employeur : ses obligations légales en droit du travail, l'exécution de votre contrat ou son intérêt légitime. Pour votre compte d'accès, il s'agit de l'exécution du service.

Si vous choisissez ce mode de connexion, MyLab reçoit uniquement votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil. Ces informations servent à vous identifier et à créer votre compte, rien d'autre.

MyLab n'accède ni à vos e-mails, ni à vos fichiers, ni à votre agenda. Ces informations ne sont ni vendues, ni transmises à des tiers, ni utilisées pour de la publicité ou pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

• Dans votre entreprise : vous-même, les personnes chargées des ressources humaines et la direction. Vos collègues ne voient que votre statut de présence, et seulement si votre entreprise l'autorise.
• Kiwert : pour la maintenance et l'assistance, dans la mesure nécessaire.
• Render : hébergement de l'application et de la base de données, à Francfort, en Allemagne.
• Resend : envoi des e-mails du service (confirmation d'adresse, invitation, mot de passe oublié, rappels). Resend reçoit l'adresse du destinataire et le contenu du message. Cette société est établie aux États-Unis, ce qui implique un transfert hors de l'Union européenne, encadré par contrat.
• Google ou Microsoft : uniquement si vous vous connectez par leur intermédiaire.

Si votre entreprise active l'envoi de notifications vers son propre espace Slack ou Teams, ces messages y sont transmis.

• Pointages, congés, anomalies : pendant la durée fixée par votre entreprise, cinq ans par défaut, ce qui correspond à la durée légale de conservation des documents sociaux en Belgique.
• Sessions et liens de confirmation : supprimés automatiquement à leur expiration.
• Notifications : six mois après lecture, un an si elles n'ont pas été lues.
• Compte d'accès : tant qu'il est actif.

MyLab utilise un cookie de session, indispensable pour rester connecté, et un cookie qui retient la langue choisie. Votre préférence d'affichage clair ou sombre est enregistrée dans votre navigateur. Il n'y a aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.

Les échanges sont chiffrés, les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, les accès sont limités selon le rôle de chacun dans l'entreprise, et la base de données est sauvegardée chaque jour.

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous y opposer, ou en obtenir une copie.

• Pour vos pointages, congés et anomalies : adressez-vous d'abord à votre employeur, qui en est responsable.
• Pour votre compte d'accès : écrivez à contact@kiwert.com.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be.

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